RAJA

RAJA es una empresa de venta por correo especializada en material de embalaje, dirigida al mercado B2B. “La sucursal de Tongeren”, explica el administrador Wido Bourel, “pertenece al grupo francés RAJA, con sede en París. El grupo RAJA está presente en 11 países: Bélgica, Países Bajos, Luxemburgo, Francia, Alemania, Gran Bretaña, España, Austria, Italia, República Checa y Suiza.”

“La sucursal de RAJA en Tongeren, Limburgo, cumple dos funciones dentro del grupo RAJA. Por un lado, es la sede para el Benelux y se encarga de las ventas para Bélgica y Luxemburgo. El equipo de ventas para los Países Bajos tiene su sede en Breda. Por otro lado, Tongeren es el centro de distribución para Bélgica, Países Bajos, Luxemburgo, Alemania, Austria, República Checa y Suiza. Lo que un cliente pide en uno de esos países al equipo de ventas local de RAJA, se le envía desde Tongeren, aunque eso no figure en la etiqueta. Quien solicita que su pedido se entregue en el Benelux y Alemania, lo recibe en 24 horas. Para los demás países, RAJA garantiza una entrega en 48 horas. RAJA se dirige a todo tipo de empresa, grande y pequeña. Además de los sectores tradicionales como la industria y el comercio mayorista, el proveedor de material de embalaje también se dirige al creciente sector del comercio electrónico y de servicios.

Amplia gama

RAJA, que comenzó como Binpac en 1989 y más tarde se convirtió en Rajapack, tiene su sede en Tongeren desde el año 2000. Entonces, el centro de distribución tenía 8.000 m². A eso se añadieron 5.000 m² en 2003 y otros 4.750 m² en 2006. Y aun así, el centro de distribución no era lo suficientemente grande, por lo que se añadió mucha más superficie en varias fases. Wido Bourel: “La ampliación en 2008 supuso una capacidad adicional de 10.000 ubicaciones de palés, lo que eleva el total a más de 28.000 palés. Al mismo tiempo, también hemos añadido 500 m² de espacio de oficinas.”

En total, después de la última ampliación, hay unas 28 dársenas de carga y descarga en el centro de distribución. Pero más aún que el número de dársenas, la forma de trabajar determina el flujo desde el proveedor hasta la estantería de almacenamiento. Martin Moermans, gerente de logística en el centro de distribución de Tongeren, explica: “Nosotros no almacenamos. Más importante que el número de dársenas es que todo lo que entra se coloque de forma rápida y fluida. También es así con el envío: si un envío está listo, se sube al camión un minuto después. La mayoría de los pedidos no entran hasta la tarde, justo antes del momento límite de pedido. Por lo tanto, los palés entrantes se gestionan principalmente por la mañana. Por lo tanto, algunos empleados trabajarán en la recepción por la mañana y se unirán al envío por la tarde.

Todas las medidas y pesos

En RAJA, todas las estanterías del almacén están equipadas con plataformas. Esto es necesario porque solo el 60 por ciento de los palés tienen el formato estándar, por lo que no encajan automáticamente en la estructura de hierro. La causa se encuentra en la gran variedad de material que Rajapack tiene en stock. Bajo el nombre de ‘material de embalaje’ caben muchos tipos de productos. El catálogo de RAJA, de más de 300 páginas, comienza con cajas de cartón y termina con bolsas de transporte. Entre medias, se hojea a través de unos 4000 productos: sobres, etiquetas, láminas, bolsas de basura, material amortiguador, palés, material de flejado y mucho más. Algunos productos son pequeños y pesados, como la cinta de acero que se utiliza para flejar. Otros son grandes y ligeros. A veces llega incluso a tal punto que, literalmente, se almacena y se transporta aire. ¿Qué pensar, por ejemplo, de los cojines de aire que se utilizan para proteger los envíos contra golpes?

En general, también aquí se aplica la conocida regla 80/20: grosso modo, el 20 por ciento de los artículos es responsable del 80 por ciento de la facturación. Los productos que RAJA vende provienen directamente de los productores, unos 250 en total. Wido Bourel explica que con ellos se negocia principalmente a nivel del grupo, así como a nivel local. El suministro de los siete países está totalmente en manos del departamento de compras de RAJA Tongeren. Además de los requisitos con respecto a la calidad de los productos suministrados, los proveedores también deben embalar su material según las especificaciones de RAJA.

Concretamente, eso significa que si el catálogo de RAJA ofrece cajas por veinte unidades, el proveedor también debe suministrarlas así. Eso beneficia la eficiencia en el centro de distribución.

Microsoft Dynamics de Offimac es el corazón de la empresa

Dado que los productos que se envían desde Tongeren son tan variados en cuanto a dimensiones y peso, la automatización es casi una tarea imposible. Se utiliza el escaneo inalámbrico y el picking por voz. RAJA optó con éxito por Microsoft Dynamics de Offimac. Y RAJA también lleva 25 años colaborando con éxito con Offimac.

Sobre stock, WMS y pick&pack

Dado que los productos se entregan rápidamente al cliente, la gestión de stock es de gran importancia para RAJA. Todos los productos que figuran en el catálogo están siempre en stock. “El número de unidades que tenemos en stock de cada producto”, explica Martin Moermans, “depende de la venta media. La gente del departamento de compras se asegura de que en realidad NUNCA nos quedemos sin stock. Solo una venta realmente excepcional podría sorprendernos.” Si entrara un pedido anormalmente grande que pudiera poner en peligro el suministro de otros clientes -porque se trata de un determinado porcentaje del stock- hay una alarma automática desde el Warehouse Management System. Entonces RAJA busca una solución. Posiblemente el cliente no quiera recibir todo lo que pidió de una vez. De lo contrario, también se puede mirar lo que los otros centros de distribución del grupo RAJA todavía tienen en stock. Y tal vez el proveedor todavía tenga stock. En cualquier caso, asegura Wido Bourel, es así que si RAJA no puede entregarlo en 24h/48h, nadie en Europa puede. Aunque la presión de trabajo es más o menos estable en el centro de distribución, en RAJA sí notan que el otoño es más ajetreado que la primavera. Otros periodos reconocibles son el periodo previo a las fiestas de fin de año, cuando los embalajes promocionales están de moda, y el cierre del año fiscal. Entonces, las cajas de archivo son muy populares. También el envío del catálogo mensual en cada país provoca importantes momentos de pico. El departamento de compras conoce los periodos de pico y sabe qué productos son populares y adapta los pedidos a ello. También para productos voluminosos como la lámina de burbujas de aire o la espuma se necesita un suministro regular, porque ocupan mucho espacio en el almacén.

En total, cada día se entregan entre 500 y 600 palés con mercancías en RAJA. Los empleados del almacén controlan el número, el acondicionamiento, el etiquetado y los defectos visibles. Para determinados artículos, también deben realizarse controles especiales y específicos, como el número de lote para la trazabilidad, el logotipo, el nombre de la empresa. Para un control de calidad exhaustivo, RAJA trabaja con muestreos.

Una vez verificadas, las mercancías se introducen en el Warehouse Management System (WMS), que dará a las mercancías un lugar de almacenamiento en el almacén. Lo hace basándose en una serie de parámetros, como la distancia al lugar de recogida fijo, si se trata de un fast o slow mover, cuál es la cantidad entregada, o si pertenece a una determinada zona (grupo de productos)… Además, el WMS tiene en cuenta los palés de gran tamaño que son muy frecuentes aquí. Así, por ejemplo, sabe que un lugar donde pueden caber tres palés estándar no es suficiente si los palés son más grandes. Los lugares en cada almacén parcial se indican con un código en el que se incluyen, entre otras cosas, el pasillo, el número de estantería y el nivel. El WMS, muy profundo, que está escrito a medida en el ERP Navision y tiene en cuenta la forma de trabajar en RAJA, es el corazón, pero sobre todo el cerebro del centro de distribución. El sistema elige dónde se almacenan las mercancías, dirige las reposiciones de los lugares de recogida y avisa cuando un pedido es tan excepcional que podría poner en peligro el stock.

El WMS también recibe los pedidos de los países para los que Tongeren realiza la distribución. Cada media hora, los pedidos llegan a Tongeren en forma de un archivo de texto a través de FTP (File Transfer Protocol). El WMS, que no distingue entre los propios pedidos belgas y los de otros países, convierte los pedidos en una orden de recogida que se imprime y se entrega al picker. En la parte superior destaca el país al que deben ir los pedidos. El WMS calcula automáticamente la ruta más eficiente a través del almacén y hará que el picker complete varios pedidos al mismo tiempo. Además, el WMS es tan inteligente que se asegura de que el picker no se sobrecargue. También los manuales en otros idiomas, por ejemplo, aparecen en la orden de recogida.

Cuando el picker ha recogido todos los productos de su pedido, le toca al empaquetador preparar los pedidos individuales. Al mismo tiempo, verifica el trabajo del picker. Dependiendo del pedido, los productos se embalan en cajas o se apilan en un palé. Los pedidos terminados reciben una etiqueta y se colocan inmediatamente en los camiones listos. Rajapack en Tongeren solo tiene un camión propio en uso. Sirve para hacer entregas grandes o urgentes, y -sobre todo- para ofrecer servicio a grandes clientes. Para el transporte regular, la empresa colabora con cinco empresas de transporte diferentes. Rajapack solo clasifica los pedidos por país, es el transportista quien se encarga de la organización de la distribución y se asegura de que el pedido llegue al cliente dentro del plazo previsto. Bien embalado, eso está claro.