Steelcoat, Galvacoat e Metalix

Per gestire la rapida crescita di Metalix, Galvacoat e Steelcoat, il Gruppo Kempeneers cercava un pacchetto software che offrisse un supporto più rigoroso alle aziende. Offimac ha implementato una soluzione basata su Microsoft Dynamics. Il partner IT del Gruppo Kempeneers ha successivamente raggruppato le procedure specifiche in OffiCOAT, un pacchetto ERP per aziende di verniciatura e rivestimento, per il quale l’implementazione presso Metalix, Galvacoat e Steelcoat ha fatto da modello.

Metalix, Galvacoat e Steelcoat sono tre delle aziende del Gruppo Kempeneers. Insieme costituiscono uno dei maggiori trattatori di superfici del Benelux. Galvacoat ha sede a Overpelt e si occupa della verniciatura a polvere di acciaio zincato. La posizione nel Limburgo non è casuale, dato che nella zona di confine tra Belgio e Paesi Bassi sono presenti molte aziende di lavorazione dell’acciaio. La produzione di Steelcoat e Metalix avviene a Lummen. Steelcoat è specializzata nella verniciatura a polvere di acciaio non trattato e zincato. Metalix si occupa della metallizzazione e della verniciatura a liquido dell’acciaio. Metalix dispone di oltre diecimila metri quadrati di cabine di verniciatura. Le tre aziende insieme trattano circa mille tonnellate di acciaio al giorno. I clienti sono aziende che utilizzano l’acciaio per l’edilizia industriale, residenziale e meccanica, recinzioni, container, binari ferroviari, parapetti di ponti, pali della luce, ecc.

Galvacoat, Steelcoat e Metalix contano circa 120 dipendenti. Il supporto commerciale e amministrativo delle aziende è gestito da dieci impiegati dalla sede centrale di Lummen. Metalix è la più antica delle tre aziende. Nel 2005 Galvacoat ha avviato le attività a Lummen. Nella primavera del 2010 si è aggiunta Steelcoat. Metalix e Galvacoat utilizzavano lo stesso pacchetto contabile. Inoltre, c’erano alcune personalizzazioni per il monitoraggio degli ordini e la fatturazione. “Siamo cresciuti piuttosto rapidamente”, afferma Luc Segers, responsabile finanziario del Gruppo Kempeneers. “La soluzione che avevamo in precedenza era troppo limitata.” Il gruppo desiderava maggiori funzionalità, abbinate a un insieme di procedure ben strutturate e documentate. Per le personalizzazioni esistenti, le aziende erano diventate troppo dipendenti dalla conoscenza di una singola persona. Inoltre, le personalizzazioni risultavano scarsamente documentate.

Necessità di integrazione

“Volevamo passare a una soluzione software che offrisse una base solida, con ampie funzionalità e la possibilità di monitorare le tre aziende in modo più accurato.” L’integrazione era in cima alla lista dei desideri. “In passato avevamo sistemi per il monitoraggio degli ordini e la contabilità che erano completamente separati. Con la nuova soluzione volevamo coprire l’intero processo aziendale, dall’ordine alla fatturazione e alla contabilità.” Il Gruppo Kempeneers ha esaminato le proposte dei fornitori e ha scelto la combinazione di Microsoft Dynamics e il partner IT Offimac di Hasselt. L’azienda ha eseguito l’implementazione nella sede centrale del Gruppo Kempeneers a Lummen, con le altre filiali che utilizzano il sistema tramite una rete VPN.

Inizialmente, Metalix, Steelcoat e Galvacoat hanno mappato i loro processi interni. Luc Segers: “Abbiamo condotto un’analisi approfondita, documentando tutti i processi in modo accurato e dettagliato. Successivamente, abbiamo deciso come avremmo utilizzato Dynamics e come avremmo allineato processi e software.” Tra l’altro, il supporto funzionale per un calcolo corretto dei prezzi era molto importante per il gruppo. “Quando offriamo un preventivo a un cliente, c’è un processo interno molto complesso che lo precede. Era cruciale per noi che il pacchetto ERP lo supportasse perfettamente.” Luc Segers fa un esempio. “Ci sono molti parametri in gioco. Come è espresso l’ordine: in superficie, lunghezza, peso o per pezzo? Quale sconto sul fatturato possiamo offrire al cliente – di nuovo in funzione di quella superficie, peso, lunghezza o numero di pezzi? Il cliente richiede un rivestimento in un colore standard o meno?” Offimac ha programmato tutti questi parametri in Microsoft Dynamics. Luc Segers: “In questo senso, il sistema offre tutte le possibilità che desideriamo. Non ci sono limitazioni.”

Follow-up commerciale

Il calcolo del prezzo porta a un preventivo. È previsto un link per esportare il preventivo dal sistema a Microsoft Word. Tutte le informazioni da Dynamics vengono così automaticamente incluse nel preventivo. Luc Segers: “I nostri collaboratori commerciali possono aggiungere testo libero in Word, che viene poi automaticamente salvato nel sistema ERP.” In una fase successiva, il Gruppo Kempeneers intende organizzare anche il follow-up dei preventivi in Dynamics. Per questo, Offimac ha sviluppato una personalizzazione. “Abbiamo ritenuto un vero e proprio modulo CRM un po’ troppo pesante per questo. Il nostro obiettivo era solo il monitoraggio dei preventivi, in modo da disporre di migliori informazioni di reporting: quali preventivi hanno portato a ordini concreti, quali condizioni abbiamo applicato, ecc.”

Era inoltre importante che Metalix, Galvacoat e Steelcoat potessero monitorare gli ordini anche nel sistema ERP. Luc Segers: “Qui risiede la forza di un sistema integrato. In passato, il monitoraggio degli ordini avveniva su carta. Quando dovevamo cercare qualcosa, lo facevamo nelle cartelle con gli ordini. Non era pratico. Oggi tutto è in Dynamics: dall’ordine di acquisto all’ordine di produzione fino alla fattura.” Questo processo integrato supporta il gruppo nella sua ulteriore crescita. In passato, c’era molto lavoro manuale, tra cui la digitazione dei dati dal sistema di monitoraggio degli ordini nel pacchetto contabile. “In Dynamics questo viene eliminato. Il team esistente può gestire perfettamente la nostra crescita, proprio perché ora lavoriamo in modo molto più efficiente. L’input multiplo di dati è stato eliminato, il che ci ha permesso di ottenere un significativo risparmio di tempo. Allo stesso tempo, il tasso di errore è diminuito. Tutti lavorano con un unico e stesso set di dati centrale.”

Informazioni di gestione concrete

Grazie all’implementazione di Dynamics, anche la contabilità oggi è molto più fluida. In passato, il reparto contabilità aveva un bel da fare a inserire i dati dal modulo di fatturazione del software personalizzato una seconda volta nel pacchetto contabile. Anche qui, la natura integrata del pacchetto ERP offre un vantaggio significativo. “Dynamics ci ha anche permesso di lavorare in modo identico all’interno delle tre aziende”, spiega Luc Segers. “C’è un unico piano dei conti, un unico database clienti, ecc.” È un modo di lavorare che offre a Metalix, Galvacoat e Steelcoat un modo più efficiente per riportare in modo lineare le attività aziendali. Non c’è consolidamento finanziario a livello di gruppo. Nel frattempo, anche le altre aziende del Gruppo Kempeneers – tra cui un’agenzia immobiliare e una holding – contano su Dynamics per il supporto dei loro processi.

La soluzione che Offimac ha sviluppato per Metalix, Steelcoat e Galvacoat ha costituito il modello per OffiCOAT, una soluzione ERP basata su Microsoft Dynamics con cui Offimac si rivolge specificamente al mercato dei trattatori di superfici. “Questo include funzionalità molto specifiche”, afferma Luc Segers, “in particolare per quanto riguarda il monitoraggio dei margini.” Utilizzando diversi parametri, Metalix, Steelcoat e Galvacoat possono monitorare in dettaglio il margine delle loro attività. “Nel sistema vediamo, per tipo di materiale, quale margine realizziamo su lamiere, tubi, travi, ecc. Questa è un’informazione che guida la nostra gestione aziendale in modo molto concreto.” Le aziende del Gruppo Kempeneers sanno così in dettaglio quali attività generano il maggior valore. “In questo modo, Dynamics ci permette di trasformare questa fonte centrale di dati in informazioni di gestione utili.”